Pravilnik o zasebnosti

1. Uvod

Flowko Rešitve je zavezano varovanju vaše zasebnosti. Ta pravilnik o zasebnosti pojasnjuje, kako zbiramo, uporabljamo, razkrivamo in varujemo vaše informacije, ko obiščete našo spletno stran flowko.si in uporabljate naše storitve. Ta pravilnik je skladen s Splošno uredbo EU o varstvu podatkov (GDPR) in velja za vse osebne podatke, ki jih obdelujemo o vas. Izjema so podatki strank, ki termin rezervirajo prek naše storitve spletnega naročanja: zanje nismo upravljavec, temveč obdelovalec, kot je opisano v razdelku 3.4.

2. Upravljavec podatkov

• Podjetje: David Vojvodić s.p., Flowko
• Naslov: Ulica Daneta Šumenjaka 2A, 9000 Murska Sobota, Slovenija
• E-pošta: info@flowko.io
• Pooblaščenec za varstvo podatkov: David Vojvodic

3. Informacije, ki jih zbiramo

3.1 Informacije, ki jih posredujete:

• Kontaktne informacije (ime, e-poštni naslov, telefonska številka)
• Podatki o podjetju (ime podjetja, panoga, velikost)
• Komunikacijske preference
• Tehnične zahteve in podrobnosti projekta
• Plačilne informacije (varno obdelane prek ponudnikov plačilnih storitev tretjih oseb)

3.2 Samodejno zbrane informacije:

• IP naslov in podatki o lokaciji
• Vrsta in različica brskalnika
• Informacije o napravi
• Vzorci uporabe spletne strani in analitika
• Piškotki in podobne sledilne tehnologije

3.3 Podatki iz Google Koledarja (Flowko Rezervacije)

Če kot ponudnik storitev (v nadaljevanju: ponudnik) svoj Google Koledar (Google Calendar) povežete z našo storitvijo spletnega naročanja Flowko Rezervacije na booking.flowko.si, dostopamo do omejenega nabora podatkov v vašem računu Google. Na Googlovem zaslonu za soglasje je storitev navedena kot aplikacija »Flowko Rezervacije«. Povezava je prostovoljna in jo lahko kadar koli prekinete. Upravljavec teh podatkov smo mi (razdelek 2). Pravna podlaga za obdelavo je izvajanje pogodbe o uporabi storitve. Če koledar poveže oseba, ki sama ni stranka te pogodbe (na primer zaposleni pri podjetju, ki je naša stranka), je pravna podlaga zakoniti interes naše stranke in nas, da storitev deluje, kot je dogovorjeno.

Katera dovoljenja zahtevamo

Preden vas preusmerimo na Google, vam v kratkem obvestilu povemo, katere podatke bo aplikacija brala in zapisovala, in vas napotimo na ta razdelek.

Drugih dovoljenj za vaš račun Google ne zahtevamo. Če ob povezavi ne odobrite obeh, povezave ne vzpostavimo in prejetega žetona ne shranimo.

Kako podatke uporabljamo

Podatke iz vašega koledarja uporabljamo samo za delovanje spletnega naročanja:

• da iz časov, ko ste zasedeni, izračunamo proste termine in preprečimo dvojne rezervacije;
• da lahko izberete, katere koledarje preverjamo in v katerega zapisujemo rezervacije;
• da potrjen termin zapišemo v vaš koledar ter ga posodobimo ali izbrišemo, ko je prestavljen ali odpovedan;
• da vam prikažemo vaše zasedene termine, kadar ste prijavljeni: na strani za rezervacijo, če vklopite prikaz svojega koledarja, in v orodju za odpravljanje težav z razpoložljivostjo;
• da iz identifikatorja glavnega koledarja prepoznamo, kateremu računu Google pripada povezava, in tako povezave ne podvojimo in ne prekličemo dostopa, ki ga za isti račun Google še uporablja druga povezava.

Vsebine drugih dogodkov v vašem koledarju (naslovov, opisov, udeležencev, lokacij) ne beremo: zanje nam Google sporoči le začetek in konec časov, ko ste zasedeni. Teh časov ne shranjujemo, temveč jih pridobimo ob vsakem izračunu. Vaše stranke na strani za rezervacijo vidijo le, kateri termini so prosti.

Dogodek, ki ga ustvarimo za rezervacijo, kot organizatorja navaja identifikator vašega koledarja (običajno vaš e-naslov Google). Če ne vklopite nastavitve »Skrij e-naslov organizatorja«, so kot udeleženci navedeni tudi stranka in gostje, ki jih je dodala. Ko dogodek ustvarimo, spremenimo ali izbrišemo, Googlu naročimo, naj udeležencem ne pošlje vabil ali obvestil; po Googlovi dokumentaciji lahko Google nekatera e-sporočila kljub temu pošlje.

Kaj shranimo

• žetone, ki nam jih izda Google (dostopni žeton in žeton za osvežitev; angl. access token, refresh token), skupaj z odobrenimi dovoljenji in časom izteka veljavnosti žetona; žeton za osvežitev nam omogoča, da zasedenost preverjamo tudi, ko niste prijavljeni;
• identifikator vašega glavnega koledarja (običajno vaš e-naslov Google), ki ga ob povezavi samodejno nastavimo za preverjanje zasedenosti in zapis rezervacij, ter identifikatorje drugih koledarjev, ki jih izberete;
• za vsak termin, rezerviran prek naše storitve, identifikator dogodka v vašem koledarju in identifikator koledarja, v katerega smo ga zapisali.

Kje in kako jih hranimo

Aplikacija in podatkovna baza tečeta pri izvajalcu gostovanja Railway Corporation (San Francisco, ZDA) v njegovi regiji EU West v Amsterdamu na Nizozemskem. Ne glede na lokacijo gostovanja Railway svojo storitev upravlja pretežno iz ZDA, zato se podatki lahko obdelujejo tudi v ZDA. Railway je vključen na seznam okvira za varstvo zasebnosti podatkov med EU in ZDA (EU-U.S. Data Privacy Framework). Za prenose organizacijam s tega seznama je Evropska komisija z Izvedbenim sklepom Komisije (EU) 2023/1795 ugotovila, da ZDA zagotavljajo ustrezno varstvo osebnih podatkov. Storitev je dostopna prek šifrirane povezave HTTPS. Baza ni dostopna iz javnega interneta; dostop do nje imamo le mi ter izvajalec gostovanja in njegovi podobdelovalci (seznam: trust.railway.com/item/subprocessors). Žetoni Google Koledarja (dostopni žeton in žeton za osvežitev) so shranjeni v šifrirani obliki (AES-256-GCM); ključa za šifriranje ne hranimo v podatkovni bazi.

Žetone in nastavitve koledarjev hranimo, dokler povezave ne prekinete ali dokler vaš uporabniški račun ni izbrisan. Identifikatorje dogodkov in koledarja hranimo skupaj z rezervacijami (razdelek 3.4). Izbrisani podatki se lahko še največ 6 dni ohranijo v dnevnih varnostnih kopijah baze, ki jih hrani izvajalec gostovanja.

Komu jih posredujemo

Podatkov iz vašega Google Koledarja ne prodajamo in jih ne uporabljamo niti za oglaševanje niti za razvoj, izboljšanje ali učenje modelov umetne inteligence ali strojnega učenja. Prejmejo jih le izvajalec gostovanja Railway in njegovi podobdelovalci, ki jih kot obdelovalci hranijo v našem imenu, in udeleženci dogodkov, ki jih ustvarimo, v obsegu, opisanem zgoraj; drugim prejemnikom jih posredujemo le, kadar to od nas zahteva zakon.

Mi in naši izvajalci podatkov iz vašega Google Koledarja ne pregledujemo, razen če nas za to izrecno prosite (na primer pri reševanju težave, ki jo prijavite), če je to potrebno zaradi varnosti (na primer pri preiskavi napake ali zlorabe) ali če to zahteva zakon.

Prekinitev povezave in preklic dostopa

Povezavo lahko kadar koli prekinete na booking.flowko.si v razdelku Aplikacije → Nameščene aplikacije → Koledarji z možnostjo »Odstrani aplikacijo«. Takrat iz naše baze izbrišemo žetone in nastavitve koledarjev ter pri Googlu zahtevamo preklic dostopa. Preklica ne zahtevamo, če je z vašim uporabniškim računom na booking.flowko.si povezan še drug Google Koledar iz istega računa Google, če ugotovimo, da je isti račun Google povezan tudi z uporabniškim računom druge osebe na booking.flowko.si, ali če shranjenega žetona zaradi trajne tehnične napake ni mogoče prebrati. Preklic poskusimo izvesti le enkrat: če ne uspe ali ga ne moremo izvesti, ga ne ponovimo. Zato priporočamo, da dostop preverite ali prekličete tudi na myaccount.google.com/connections. Če povezave zaradi začasne tehnične napake ne moremo odstraniti, vas prosimo, da poskusite znova pozneje; do takrat povezava ostane nespremenjena. Dogodki, ki smo jih že zapisali v vaš koledar, ostanejo v njem.

Če je vaš uporabniški račun na booking.flowko.si izbrisan, pri Googlu prav tako zahtevamo preklic dostopa, razen za povezave, ki so pri Googlu že preklicane, za račun Google, za katerega ugotovimo, da je povezan tudi z uporabniškim računom druge osebe, in za povezave, katerih shranjenega žetona zaradi tehnične napake ne moremo prebrati. Tudi tu preklica, ki ne uspe, ne ponovimo. Nato račun izbrišemo skupaj z žetoni in rezervacijami. Dogodki, ki smo jih že zapisali v vaš koledar, ostanejo v njem.

Če povezava preneha delovati

Če Google naš žeton zavrne (na primer ker ste dostop preklicali le pri Googlu ali je dovoljenje poteklo), povezavo označimo kot neveljavno in vam o tem pošljemo eno e-sporočilo s povezavo do nastavitev koledarjev. Dokler koledar, izbran za preverjanje zasedenosti, pripada neveljavni povezavi, vaša stran za rezervacijo ne prikazuje prostih terminov in rezervacij ne sprejemamo, da nihče ne rezervira termina, ko ste morda zasedeni. Neveljavne povezave ne izbrišemo samodejno: odstranite jo v razdelku Aplikacije → Nameščene aplikacije → Koledarji z možnostjo »Odstrani aplikacijo« in Google Koledar po potrebi znova povežite.

Vaša stran za rezervacijo prav tako ne prikazuje prostih terminov, če katerega od koledarjev, ki jih preverjamo, ne moremo prebrati (na primer ker je bil izbrisan ali ni več v skupni rabi z vami); v tem primeru e-sporočila ne pošljemo.

Razmerje do drugih razdelkov in spremembe

Podatke iz Google Koledarja uporabljamo, hranimo in posredujemo izključno tako, kot je opisano v tem razdelku; splošna razdelka 4 in 5 tega pravilnika zanje ne veljata. Preden bi te podatke začeli uporabljati na nov način ali za drug namen ali dostopati do drugih vrst podatkov v vašem računu Google, vas bomo o tem obvestili in vas prosili za soglasje k posodobljenemu pravilniku.

Omejena uporaba (Google Limited Use)

Uporaba podatkov, ki jih aplikacija Flowko Rezervacije prejme prek API-jev Google, je skladna s pravilnikom Google API Services User Data Policy, vključno z zahtevami glede omejene uporabe (Limited Use). V izvirniku: „Flowko Rezervacije's use of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.“

Uporaba podatkov, prejetih prek dovoljenj (scopes) Google Workspace, je skladna s pravilnikom Google User Data Policy, vključno z zahtevami glede omejene uporabe (Limited Use). V izvirniku: „The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.“

Svoje pravice glede teh podatkov uveljavljate, kot je opisano v razdelku 7.

3.4 Podatki strank, ki rezervirajo termin prek naše storitve

Če ste termin rezervirali prek obrazca za spletno naročanje, ki ga zagotavljamo podjetju ali samostojnemu podjetniku (v nadaljevanju: ponudnik), ali obiskali spletno stran ponudnika, v katero je ta obrazec vgrajen, je upravljavec vaših podatkov ponudnik. Ponudnik je naveden v potrditvi rezervacije; če termina niste rezervirali, je ponudnik podjetje ali samostojni podjetnik, katerega spletno stran ste obiskali. Za obdelavo vaših podatkov je odgovoren ponudnik; ta razdelek opisuje, kako jih v njegovem imenu obdelujemo mi. Mi smo obdelovalec: podatke obdelujemo v imenu ponudnika in po njegovih navodilih.

Katere podatke obdelujemo

• ime ter e-naslov in/ali telefonsko številko, kot jih zahteva obrazec;
• izbrani termin ter vaš časovni pas in jezik;
• odgovore na vprašanja v obrazcu, dodatne opombe ter lokacijo termina, če jo vpišete sami (na primer naslov ali telefonsko številko);
• e-naslove gostov, ki jih dodate k terminu;
• razlog za prestavitev ali odpoved in e-naslov osebe, ki je termin prestavila ali odpovedala;
• oznake kampanje (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content) in druge parametre oblike metadata[…], če jih vsebuje povezava do obrazca ali koda, s katero je obrazec vgrajen, ali, če koda tako določa, naslov strani, v katero je obrazec vgrajen;
• oceno in komentar, če ju oddate;
• oznako, ali ste se termina udeležili, če jo vnese ponudnik.

Vašega IP-naslova ne shranimo skupaj z rezervacijo. Izvajalec gostovanja pa samodejno beleži zahteve na booking.flowko.si, vključno z IP-naslovom, podatki o brskalniku (user agent) in naslovom zahtevane strani. Če je obrazec vgrajen v spletno stran ponudnika, vaš brskalnik ob obisku te strani z booking.flowko.si naloži skripto obrazca, pri obrazcu, prikazanem neposredno na strani, pa tudi sam obrazec in proste termine, tudi če termina ne rezervirate; te zahteve se beležijo enako.

Piškotki in shramba v brskalniku

Obrazec, vgrajen v spletno stran ponudnika, v vašem brskalniku ne shrani piškotkov. V lokalni shrambi brskalnika hrani le tehnične nastavitve prikaza: barvno temo obrazca, zapis časa, ki ga obrazec razbere iz nastavitev brskalnika, in časovni pas, če ga spremenite ali če ga ponudnik za storitev določi vnaprej.

Strani, ki jih odprete neposredno na booking.flowko.si (stran za rezervacijo, stran s podrobnostmi rezervacije ter strani za prestavitev in odpoved termina), shranijo dva tehnična sejna piškotka: __Secure-next-auth.csrf-token, ki ščiti pred ponarejenimi zahtevami, in __Secure-next-auth.callback-url, ki hrani naslov, na katerega se stran vrne po prijavi. Ko potrdite odpoved termina, se shrani še sejni piškotek calcom.csrf_token, ki prav tako ščiti pred ponarejenimi zahtevami in se izbriše, ko je termin odpovedan. Sejne piškotke brskalnik izbriše ob koncu seje, običajno ob zaprtju brskalnika. V lokalni shrambi brskalnika te strani hranijo tehnične nastavitve prikaza in zapis, s katerim se stanje prijave usklajuje med zavihki brskalnika. Zapisi v lokalni shrambi ostanejo v brskalniku, dokler jih ne izbrišete.

Na booking.flowko.si ne uporabljamo piškotkov ali drugih tehnologij za analitiko ali oglaševanje.

Za kaj jih uporabljamo in na kateri podlagi

Podatke uporabljamo, da termin rezerviramo in preprečimo dvojne rezervacije, da vam, ponudniku in gostom, ki jih dodate, pošljemo potrditev in obvestila o spremembah, da termin zapišemo v ponudnikov koledar, da ga lahko prestavite ali odpoveste ter da shranimo oceno in komentar, ki ju oddate, in oznako o udeležbi, ki jo vnese ponudnik.

Pravna podlaga je praviloma izvajanje pogodbe med vami in ponudnikom oziroma izvajanje ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe (točka (b) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov). Podatke gostov, ki jih dodate, ponudnik praviloma obdeluje na podlagi zakonitega interesa, da udeležence obvesti o terminu, oznake kampanje in druge parametre povezave pa na podlagi zakonitega interesa, da ve, prek katere povezave ali kampanje ste prišli. Oceno, komentar in oznako o udeležbi ponudnik praviloma obdeluje na podlagi zakonitega interesa za spremljanje kakovosti in izvedbe svojih storitev. Tehnični dnevniki se obdelujejo na podlagi zakonitega interesa za varnost in delovanje storitve. Brez podatkov, ki jih obrazec označuje kot obvezne, termina ni mogoče rezervirati.

Kdo jih prejme

• ponudnik, pri katerem ste rezervirali;

• Google (storitev Google Koledar), če ima ponudnik povezan Google Koledar: v ponudnikovem koledarju ustvarimo dogodek. Njegov naslov običajno vsebuje vaše ime. Njegov opis vsebuje:

  • vaše ime, vaš e-naslov in vašo telefonsko številko (če ste jo navedli) ter imena in e-naslove vaših gostov;
  • lokacijo, dodatne opombe in odgovore v obrazcu;
  • razlog za prestavitev (če ste ga navedli);
  • povezavo za upravljanje rezervacije.

  Če ponudnik ne vklopi nastavitve »Skrij e-naslov organizatorja«, ste vi in vaši gostje pri dogodku navedeni kot udeleženci. Googlu naročimo, naj vam zanj ne pošlje vabil ali obvestil, vendar lahko Google po lastni dokumentaciji nekatera e-sporočila kljub temu pošlje;

• gostje, ki jih dodate: prejmejo potrditev, v kateri so navedeni imena, e-naslovi in telefonske številke vseh udeležencev, tudi vaši, ter, razen če jih ponudnik skrije, vaše dodatne opombe in odgovori v obrazcu;

• spletna stran, v katero je obrazec vgrajen, če ste rezervirali prek vgrajenega obrazca: prejme obvestilo, da je bila rezervacija opravljena, in čas termina, ne pa vaših podatkov;

• izvajalec pošiljanja e-pošte Postmark (AC PM LLC, družba skupine ActiveCampaign, ZDA), prek katerega pošiljamo potrditve in obvestila. Postmark navaja, da svoje glavne podatke in strežnike gosti v podatkovnem centru pri Chicagu (ZDA) in pri Amazon Web Services ter da strežnikov v EU ne namerava dodati;

• izvajalec gostovanja Railway (razdelek 3.3).

Stran s podrobnostmi rezervacije se odpre vsakomur, ki ima njeno povezavo, in prikazuje imena in e-naslove udeležencev ter odgovore v obrazcu. Povezave zato ne posredujte naprej.

Prenos v ZDA

Railway in Postmark sta ameriški družbi. Za uporabnike Googlovih storitev v EGP je upravljavec podatkov praviloma Google Ireland Limited (Irska), Google pa podatke obdeluje na strežnikih po vsem svetu. Zato se vaši podatki lahko prenašajo v ZDA. Railway Corporation in Google LLC sta vključena na seznam okvira za varstvo zasebnosti podatkov med EU in ZDA, zato prenos k njima temelji na Izvedbenem sklepu Komisije (EU) 2023/1795 o ustreznosti; za prenose, za katere ta sklep ne velja, Google uporablja standardne pogodbene klavzule. Prenos podatkov družbi Postmark temelji na okviru za varstvo zasebnosti podatkov med EU in ZDA in/ali na standardnih pogodbenih klavzulah Evropske komisije, ki so del pogodbe o obdelavi osebnih podatkov med nami in družbo Postmark (postmarkapp.com/dpa). Google svoje zaščitne ukrepe opisuje na policies.google.com/privacy/frameworks. Kopijo standardnih pogodbenih klavzul lahko zahtevate tudi pri nas na info@flowko.io.

Koliko časa jih hranimo

Podatkov o rezervacijah ne brišemo samodejno, tudi ko je termin že minil ali je bil odpovedan. Hranimo jih, dokler ponudnik uporablja našo storitev; posamezno rezervacijo izbrišemo prej, če nam tako naroči ponudnik. Ko ponudnik preneha uporabljati storitev, njegov uporabniški račun skupaj z vsemi rezervacijami izbrišemo najpozneje v 30 dneh. Ob odpovedi rezervacije dogodek izbrišemo tudi iz ponudnikovega Google Koledarja, če povezava z njim deluje; sicer dogodek tam upravlja ponudnik. Podatkovno bazo varnostno kopiramo enkrat dnevno in vsako kopijo hranimo 6 dni, zato se izbrisani podatki lahko v kopijah ohranijo še največ 6 dni.

Postmark vsebino poslanih sporočil ter njihove metapodatke in podatke o dostavi hrani 45 dni. E-naslove prejemnikov pa brez časovne omejitve hrani na seznamu izključenih naslovov (angl. suppression list), če se je sporočilo, poslano nanje, vrnilo kot nedostavljivo, če so sporočilo prijavili kot neželeno pošto ali če so se odjavili.

Tehnične dnevnike (dnevnike zahtev in napak), ki lahko vsebujejo vaš IP-naslov in posamezne podatke o rezervaciji (na primer e-naslov), vodi izvajalec gostovanja; v našem paketu so nam na voljo 30 dni.

Vaše pravice

Imate pravico dostopa do svojih podatkov ter pravico do njihovega popravka in izbrisa, do omejitve obdelave in do prenosljivosti podatkov (členi 15–18 in 20 Splošne uredbe o varstvu podatkov – GDPR). Pravico imate tudi do ugovora (člen 21), kadar se vaši podatki obdelujejo na podlagi zakonitega interesa. Zahteve naslovite na ponudnika; če jih pošljete nam na info@flowko.io, jih brez odlašanja posredujemo ponudniku. Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu (Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si) ali pri nadzornem organu v državi članici EU, v kateri običajno prebivate ali delate ali v kateri je prišlo do domnevne kršitve.

4. Kako uporabljamo vaše informacije

Podatke iz Google Koledarja (razdelek 3.3) uporabljamo, hranimo in posredujemo izključno tako, kot je opisano v razdelku 3.3; razdelka 4 in 5 zanje ne veljata.

4.1 Izvajanje storitev (pravna podlaga: izvajanje pogodbe):

• Zagotavljanje digitalnih rešitev in svetovalnih storitev
• Upravljanje projektov in komunikacija
• Tehnična podpora in vzdrževanje
• Obračun in procesiranje plačil

4.2 Poslovne operacije (pravna podlaga: legitimni interes):

• Analitika spletne strani in izboljšave
• Spremljanje varnosti in preprečevanje goljufij
• Poslovni razvoj in izboljšanje storitev

4.3 Trženje (pravna podlaga: privolitev):

• Pošiljanje novic in vpogledov
• Promocija ustreznih storitev

5. Razkritje podatkov

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo, trgujemo ali kako drugače prenašamo tretjim osebam, razen:

5.1 Ponudniki storitev:

• Gostovanje spletne strani (varno pri ponudnikih EU)
• Procesiranje plačil
• Ponudniki e-pošte (za pošiljanje dogovorjenih komunikacij)
• Analitična orodja (Google Analytics z anonimizacijo IP)
• Gostovanje storitve spletnega naročanja booking.flowko.si: Railway (razdelek 3.3); pošiljanje e-pošte za to storitev: Postmark (razdelek 3.4).

5.2 Pravne zahteve:

• Ko to zahteva zakon
• Za zaščito naših pravic ali lastnine
• V dobri veri za preprečevanje kriminalne dejavnosti

6. Varnost podatkov

Za zaščito osebnih podatkov uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe. Spletna stran flowko.si in storitev spletnega naročanja booking.flowko.si sta dostopni prek šifrirane povezave HTTPS. Skrbniški dostop do sistemov, v katerih hranimo osebne podatke, imamo le mi in izvajalci, navedeni v razdelkih 3.3, 3.4 in 5. Podatkovna baza storitve spletnega naročanja ni dostopna iz javnega interneta. Žetoni Google Koledarja (dostopni žeton in žeton za osvežitev) so shranjeni v šifrirani obliki (AES-256-GCM); ključa za šifriranje ne hranimo v podatkovni bazi.

7. Vaše pravice po GDPR

Po GDPR imate naslednje pravice:

• Dostop: Zahtevajte kopije vaših osebnih podatkov
• Popravek: Popravite netočne ali nepopolne podatke
• Izbris: Zahtevajte izbris vaših podatkov („pravica do pozabe“)
• Omejitev: Omejite, kako obdelujemo vaše podatke
• Prenosljivost: Prejmite svoje podatke v strukturirani obliki
• Ugovor: Ugovarjajte obdelavi na podlagi legitimnih interesov
• Umik privolitve: Za trženjske komunikacije kadarkoli

Za uveljavljanje teh pravic nas kontaktirajte na info@flowko.io. Odgovorili bomo v 30 dneh. Za podatke iz razdelka 3.4 velja postopek, opisan v razdelku 3.4.

8. Hranjenje podatkov

• Kontaktne informacije: 3 leta po zadnjem stiku
• Podatki o projektu: 7 let (davčne zahteve)
• Analitični podatki: 26 mesecev (Google Analytics)
• Piškotki: V skladu s pravilnikom o piškotkih

Za podatke iz razdelkov 3.3 in 3.4 veljajo roki, navedeni tam.

9. Posodobitve pravilnika

Ta pravilnik lahko občasno posodobimo. O pomembnih spremembah vas bomo obvestili po e-pošti ali z obvestilom na spletni strani. Če spremenimo način, na katerega uporabljamo podatke iz Google Koledarja (razdelek 3.3), vas bomo o tem obvestili in vas prosili za soglasje k posodobljenemu pravilniku, preden jih začnemo uporabljati na nov način ali za drug namen.

10. Kontaktirajte nas

Za vprašanja v zvezi z zasebnostjo ali za uveljavljanje vaših pravic:

• E-pošta: info@flowko.io
• Pooblaščenec za varstvo podatkov: David Vojvodic

Prav tako imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu, če menite, da so bile kršene vaše pravice do varstva podatkov.

English version of section 3.3 (Google Calendar data)

Sections 2, 3.4, 4, 5 and 7 referred to below are available in English at https://flowko.si/en/privacy.

3.3 Google Calendar data (Flowko Rezervacije)

If you, as a service provider (hereinafter: the provider), connect your Google Calendar to our online booking service Flowko Rezervacije at booking.flowko.si, we access a limited set of data in your Google Account. Google's consent screen names the service as the app “Flowko Rezervacije”. Connecting is voluntary, and you can disconnect at any time. We are the controller of this data (section 2). The legal basis for processing it is the performance of the contract for use of the service. Where the person who connects the calendar is not themselves a party to that contract (for example an employee of a business that is our client), the legal basis is our client's and our legitimate interest in the service working as agreed.

Permissions we request

Before we send you to Google, a short notice tells you which data the app will read and write and points you to this section.

We request no other permissions for your Google Account. If you do not grant both when connecting, we do not set up the connection and do not store the token we received.

How we use the data

We use data from your calendar only to run online booking:

• to calculate free slots from the times when you are busy and to prevent double bookings;
• so that you can choose which calendars we check and which one we write bookings to;
• to write a confirmed appointment into your calendar and to update or delete it when it is rescheduled or cancelled;
• to show you your busy times when you are signed in: on a booking page, if you turn on the display of your own calendar, and in the availability troubleshooter;
• to recognise, from the primary calendar's identifier, which Google Account a connection belongs to, so that we do not duplicate a connection or revoke access that another connection to the same Google Account still uses.

We do not read the contents of other events in your calendar (titles, descriptions, attendees, locations): for those, Google tells us only the start and end of the times when you are busy. We do not store these times; we fetch them for each calculation. On the booking page, your customers see only which slots are free.

The event we create for a booking names your calendar's identifier (usually your Google email address) as the organizer. Unless you turn on the “Hide organizer's email” setting, the customer and the guests they added are also listed as attendees. When we create, change or delete the event, we instruct Google not to send the attendees invitations or notifications; according to Google's documentation, Google may still send some emails.

What we store

• the tokens Google issues to us (access token and refresh token), together with the permissions granted and the token's expiry time; the refresh token lets us check your availability even when you are not signed in;
• the identifier of your primary calendar (usually your Google email address), which we set automatically on connection for checking availability and writing bookings, and the identifiers of any other calendars you select;
• for each appointment booked through our service, the identifier of the event in your calendar and the identifier of the calendar we wrote it to.

Where and how we store it

The application and the database run with our hosting company Railway Corporation (San Francisco, USA) in its EU West region in Amsterdam, the Netherlands. Regardless of the hosting location, Railway operates its service largely from the USA, so the data may also be processed in the USA. Railway is on the EU-U.S. Data Privacy Framework List. For transfers to organisations on that list, the European Commission found in Commission Implementing Decision (EU) 2023/1795 that the USA ensures an adequate level of protection for personal data. The service is reached over an encrypted HTTPS connection. The database is not reachable from the public internet; only we, our hosting company and its sub-processors (list: trust.railway.com/item/subprocessors) have access to it. Google Calendar tokens (access and refresh tokens) are stored encrypted (AES-256-GCM); the encryption key is not stored in our database.

We keep the tokens and calendar settings until you disconnect or until your user account is deleted. We keep event and calendar identifiers together with the bookings (section 3.4). Deleted data may remain for up to 6 more days in the daily database backups kept by the hosting provider.

Who receives it

We do not sell data from your Google Calendar, and we do not use it for advertising, or to develop, improve or train artificial-intelligence or machine-learning models. It is received only by our hosting company Railway and its sub-processors, which store it on our behalf as processors, and by the attendees of the events we create, to the extent described above; we pass it to other recipients only where the law requires us to.

We and our contractors do not look at your Google Calendar data unless you explicitly ask us to (for example, to resolve a problem you report), it is necessary for security purposes (for example, investigating a bug or abuse), or it is required by law.

Disconnecting and revoking access

You can disconnect at any time on booking.flowko.si under Apps → Installed apps → Calendars, with “Remove app”. We then delete the tokens and calendar settings from our database and ask Google to revoke our access. We do not ask for revocation if another Google Calendar from the same Google Account is still connected to your booking.flowko.si user account, if we determine that the same Google Account is also connected to someone else's booking.flowko.si user account, or if a permanent technical fault means the stored token cannot be read. We attempt revocation only once: if it fails or cannot be made, we do not retry it. We therefore recommend that you also check or revoke access at myaccount.google.com/connections. If a temporary technical fault prevents us from removing the connection, we ask you to try again later; until then, the connection stays as it is. Events we have already written to your calendar remain there.

If your booking.flowko.si user account is deleted, we also ask Google to revoke access, except for connections already revoked at Google, for a Google Account that we determine is also connected to someone else's user account, and for connections whose stored token we cannot read because of a technical fault. Here too, we do not retry a revocation that fails. We then delete the account together with its tokens and bookings. Events we have already written to your calendar remain there.

If the connection stops working

If Google rejects our token (for example because you revoked access only at Google or the permission expired), we mark the connection as invalid and send you one email with a link to your calendar settings. As long as a calendar selected for checking availability belongs to an invalid connection, your booking page shows no free slots and we accept no bookings, so that nobody books a time when you may be busy. We do not delete an invalid connection automatically: remove it under Apps → Installed apps → Calendars with “Remove app” and, if needed, connect Google Calendar again.

If we cannot read one of the calendars we check (for example because it was deleted or is no longer shared with you), your booking page likewise shows no free slots; in that case we do not send an email.

Other sections of this policy, and changes

We use, store and share Google Calendar data only as described in this section; the general sections 4 and 5 of this policy do not apply to it. Before we use this data in a new way or for a different purpose, or access other types of data in your Google Account, we will notify you and ask you to consent to the updated policy.

Limited Use (Google Limited Use)

Flowko Rezervacije's use of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

You exercise your rights regarding this data as described in section 7.